Il Contesto: Con l’avvento dell’autonomia, il Modello Organizzativo di una Istituzione Scolastica ha subito un’evoluzione epocale dovendo integrare, al già complesso sistema di gestione, le metodologie per monitorare la Qualità̀, l’Efficienza e l’Efficacia dei servizi offerti, al fine di mantenere la reputazione dell'ente in linea con le aspettative delle famiglie e così conferire alla stessa l'immagine di una scuola moderna e con un alto indice di gradimento.
Il cambiamento non è da poco, dal momento che il nuovo sistema prefigura un modello di gestione radicalmente diverso rispetto alle ormai storiche metodologie. La digitalizzazione della P.A. ha già avviato da tempo questo processo interessando quelle che sono le due macroaree di riferimento in una
istituzione scolastica:
• La Segreteria Contabile Amministrativa
• L’Offerta Didattica
Per la Segreteria, con l’informatizzazione dei Servizi Contabili Amministrativi il processo è già iniziato da tempo ed ha interessato i diversi ambiti operativi quali Contabilità, Protocollo, etc. A questi strumenti, si sono incrociate le dinamiche di un nuovo “modus operandi” dettato da nuove opportunità economiche (POR PON FESR PNRR) caratterizzate da procedure interamente gestite nei diversi siti istituzionali (vedi Portale PA).
Ad oggi rimangono scoperte tutte le attività riferite al Modello Organizzativo per la Gestione delle Risorse che, a partire dagli incarichi previsti nel Mansionario di ciascuna risorsa, consentono di ottimizzare tutta la fase operativa con una Gestione per Processi di tutte le attività previste garantendo così una gestione puntuale, efficiente e corretta dei procedimenti adottati.
Per quanto attiene alla gestione dell’Offerta Didattica, il nostro progetto,sempre con riferimento all’introduzione di una Gestione per Processi, si è orientato verso un percorso di organizzazione, pianificazione, sviluppo e miglioramento delle azioni previste nelle Procedure di Autovalutazione individuati nei Rapporti di Autovalutazione (RAV). L'Implementazione di questo modello, oltre a garantire la tracciabilità di tutti i flussi operativi, consente di poter disporre di un cruscotto sempre aggiornato in tempo reale sull'andamento dell'attività didattiche, consentendo di poter apportare glieventuali correttivi già durante l'anno scolastico.
La Proposta. Attraverso i momenti dedicati all’analisi ed al confronto,all’interno di una visione unitaria e sistemica della complessa organizzazione scolastica, si è pervenuti ad un oggettivo riscontro che vede nella cultura della Qualità e nel conseguente approccio organizzativo sistemico per processi, la possibile soluzione per colmare il gap tra il modello sino ad oggi adottato e le nuove aspettative di risultato. La soluzione per la Segreteria passa appunto dall’introduzione di piattaforme software dedicate alla Gestione per Processi per le quali, grazie alla possibilità di utilizzare i fondi per specifici programmi di formazione, si sono creati i presupposti per una loro corretta introduzione.
Il Modello Organizzativo da noi proposto è un progetto che si inserisce nel contesto di un sistema informativo dedicato al settore della Scuola Pubblica in grado di rimodulare la lavorazione dei procedimenti con la riorganizzazione dei carichi di lavoro individuali e di fornire alla dirigenza ed ai suoi collaboratori uno strumento, nelle fasi di rendicontazione, in grado di stimare gli indicatori di performance, di analizzare ed incrociare i dati per garantire il miglioramento delle singole azioni svolte nella specifica istituzione scolastica.
