Gestione per Processi nella Segreteria Scolastica
Anche per la gestione della Segreteria, abbiamo deciso di adottare il modello di Gestione per Processi, applicandolo ad alcuni procedimenti ritenuti particolarmente importanti.
Nella prima fase, abbiamo selezionato un campione basato su tre categorie principali:
a) Procedure
b) Procedimenti
c) Servizi
Gestione delle Procedure
Per quanto relativo ai servizi soggetti a procedura, abbiamo implementato un sistema per la gestione del portale istituzionale "Amministrazione Trasparente", che comprende:
- Normativa di riferimento aggiornata
- Modello per la nomina del responsabile
- Mansionario del Responsabile
- Procedura informatizzata su web "Gest. Processi Scuola – Odipro"
- Estratti dai video corsi con focus sulla sezione “Pubblicazione”
- Check-list per le 15 macro sezioni di pubblicazione, con dettagli sui requisiti normativi
- Check-list per gli adempimenti periodici obbligatori
- Verbale di Audit Mensile, redatto dal Responsabile della Trasparenza
Gestione dei Procedimenti
Durante la nostra attività di DPO nelle scuole, abbiamo rilevato difformità significative nella gestione dei procedimenti relativi ai “Viaggi di Istruzione”. Per questo motivo, abbiamo informatizzato questi processi attraverso:
- Check-list dinamiche per garantire conformità normativa
- Modulistica di riferimento aggiornata
- Strumenti di comunicazione diretta con i fornitori
Gestione dei Servizi
Considerando le criticità riscontrate in alcuni istituti, specialmente durante gli avvicendamenti di personale, abbiamo applicato la Gestione per Processi alla Gestione del Protocollo. L'obiettivo è quello di creare un modello facilmente replicabile per garantire continuità e uniformità nella gestione amministrativa.